Опис товару

Краща в СНД програмна платформа процесно-документаційного управління OPTiMA-WorkFlow впроваджується спеціалістами компанії ”Оптима-Україна” з 1999 року. За цей час ними було взято участь у десятках успішних проектів автоматизації всіх рівнів складності підприємств різних галузей України та близького зарубіжжя.

Призначення програмної платформи

Програмна платформа процесно-документаційного управління OPTiMA-WorkFlow призначена для управління бізнес-процесами, потоками комунікацій та інформації, для автоматизації процесної бізнес-логіки та процедур сучасного діловодства і документообігу, а також для оптимізації ресурсів підприємства та інтеграції програмних систем.

Що дає використання OPTiMA-WorkFlow?

Потоки робіт, у ході виконання яких рухається реальна інформація та відбуваються живі комунікації, організуються та автоматизуються в орієнтації на досягнення цільових показників діяльності компанії та її стратегічної мети в цілому. Отже, автоматизація бізнес-процесів, упорядкування інформаційного контенту та впровадження електронного документообігу стають не абстрактною метою, а ефективними засобами, що у комплексі гарантують постійне досягнення організацією своїх цілей у виробничій та управлінській діяльності.

Комплексна інформаційна система на базі OPTiMA-WorkFlow оптимально упорядковує і постійно утримує роботу організації на досягнення найкращих результатів діяльності в умовах поточної зовнішньої ситуації, у відповідності з цілісним врахуванням бачення та поєднання інтересів власників, менеджменту та працівників. Впровадження системи реально забезпечує:

• ефективну регламентовану роботу кожного користувача та орієнтацію всіх бізнес-процесів на кінцевий результат;

• скорочення часу прийняття підготовлених управлінських рішень керівництвом та виключення з його обов'язків більшості рутинних операцій;

• забезпечення виконавської дисципліни і нівелювання впливу особистих якостей персоналу на виконання робіт і процесів обробки інформації;

• організацію єдиного централізованого сховища інформації з оптимальною структурою та дружнім інтерфейсом доступу, в тому числі віддаленого;

• надійність захисту конфіденційних даних, в тому числі у розподілених глибоко інтегрованих рішеннях.

Масштабованість і керованість

Платформа може охоплювати сферу керування бізнес-процесами, інформаційним контентом і документами організації як відразу цілком, так і впроваджуватися поетапно, починаючи з критичних ділянок. В процесі експлуатації OPTiMA-WorkFlow автоматично збирає статистику про рух інформації, аналіз якої дозволяє оптимізувати всі процеси і комунікації. За зміни структури організації, або бізнес-логіки її роботи, переналагодження систем на базі OPTiMA-WorkFlow оперативно робиться без зупинки платформи зусиллями персоналу Замовника.

Контроль дотримання вимог технології та наступність

Платформа має розвинуті можливості для зіставлення нормативних і фактичних характеристик виконання робіт на конкретному технологічному етапі і процесу вцілому. На базі результатів такого зіставлення здійснюється контроль за ходом виконання процесів і визначається вся необхідна для прийняття керуючих впливів інформація.

Термінологія і принципи організації управління потоками робіт та інформації за використання платформи OPTiMA-WorkFlow відповідають стандартам та поняттям, прийнятим у реальному керівництві, обміні інформацією та комунікаціях. Забезпечується усунення проблеми протилежності інтересів керівників з підлеглими, враховування суб'єктивного фактору та проблем комунікацій, синхронізація електронного і реального потоків інформації та документів. Ні від користувачів, ні від керівників не потрібно спеціальної підготовки в області комп'ютерних технологій, чи освоєння будь-якої наукової методики. Для коректного планування бізнес-процесу, шляхів проходження інформації або обробки документів платформою OPTiMA-WorkFlow у більшості випадків досить просто здорового глузду і досвіду роботи на відповідній функціям посаді. Навчання користувачів системи, в тому числі ледве знайомих з комп'ютером, проводиться за один день.

Надійність і контроль

Завдяки використанню єдиного централізованого сховища інформації досягається висока надійність збереження і керованості нею, а також зручний, швидкий і підконтрольний доступ до неї користувачів. OPTiMA-WorkFlow забезпечує гарантоване збереження даних усіх версій інформаційних об'єктів, моніторинг дій користувачів, технологів та адміністраторів.

Весь процес руху інформації відслідковується і фіксується системою, яка має вбудований механізм сповіщень як безпосередніх виконавців щодо їх поточної діяльності, так і відповідальних осіб - щодо їх контрольних функцій та виняткових ситуацій у бізнес-процесах.

Гнучкість

OPTiMA-WorkFlow дозволяє працювати як за жорстко визначеними технологічними схемами, затвердженими відповідальними особами, так і з наданням користувачам права в ухваленні оперативних рішень на своєму рівні з їх верифікацією та автоматичним відпрацюванням взаємозв'язків.

У системі підтримується пряме оперативне керування бізнес-процесами та процесами документообігу. Тобто, щойно внесені технологами і користувачами та затверджені відповідальними особами зміни в хід бізнес-процесів або порядок обробки інформації на відповідність модифікації внутрішньої бізнес-логіки, чи врахуванню зовнішніх факторів, вступають у дію швидко й узгоджено.

Безпека

Вся інформація, правила її обробки, маршрути розсилання, схеми бізнес-процесів та інше захищені платформою від будь-якого навмисного і ненавмисного втручання. Користувачам доступні тільки ті дії, інформація і документи, що за визначеними бізнес-процесами і комунікаційними каналами з'являються на їх "робочих столах".

В OPTiMA-WorkFlow, що сертифікована в Україні за рівнем Г-2, організований чотирьохрівневий доступ до інформації, а її шифрування та електронно-цифровий підпис забезпечуються через гнучку інтеграцію криптографічними засобами, обраними Замовником у відповідності зі своїми корпоративними стандартами.

Відкритість

Платформа OPTiMA-WorkFlow заснована на принципах відкритої архітектури, що забезпечує можливість її взаємодії з будь-якими іншими засобами обробки даних, наприклад, із системами бухгалтерського обліку і фінансового аналізу, web-порталами, засобами електронної пошти та обробки документів тощо. Платформа налаштована на роботу з усіма сучасними корпоративними СКБД та операційними системами.

OPTiMA-WorkFlow цілком сумісна з будь-якими додатками-оброблювачами, розробленими у відповідності зі стандартом OLE2. За рахунок спеціальних засобів платформи здійснюється сумісність з іншими Windows і DOS-додатками. Її інтеграційні можливості розширені повнофункціональним API та вбудованими засобами внесення унікальної бізнес-логіки (VB Script, Java Script, C# Script), за використання яких технологи та кваліфіковані користувачі мають можливість необмежено нарощувати функціональні можливості системи.

Робота з будь-якими інформаційними об'єктами

Велике різноманіття засобів представлення даних в електронному вигляді у OPTiMA-WorkFlow відкриває широкий спектр додаткових можливостей. Розроблювачі платформи максимально розширили зміст поняття "інформаційного об'єкту" - ним може бути текстовий файл, факс, повідомлення, e-mail, таблиця, зображення, відео і навіть звук, наприклад, голосове розпорядження. Відповідно, це надає можливість системі синхронно до оригіналів оперувати електронними образами будь-яких реальних об'єктів від документів, людей і фінансів до товарів, транспорту і обладнання, керуючи всіма інформаційними потоками компанії у взаємопов'язаному комплексі.

Повнофункціональна маршрутизація потоків робіт і засоби опису сценаріїв руху інформації

У першу чергу, графічний редактор OPTiMA-WorkFlow - це CASE-подібний інструмент для формування технологічних маршрутних схем - описів процесів руху потоків робіт та інформації, а також технологічних операцій на окремих етапах. Він є інструментом для створення як моделей, так і діючих бізнес-процесів. Використовується для стандартизації й оптимізації всіх регулярно працюючих робочих процесів. Створена у ньому схема стає основою для автоматизації і управління виконанням ланцюга взаємопов'язаних робіт різними виконавцями.

Динамічна модифікація форми і змісту інформації

Платформа OPTiMA-WorkFlow не пропонує якоїсь однієї стандартної процедури реєстрації інформації, чи стандартного методу її обробки, а надає технологам і користувачам механізми зручного налагодження всіх компонент і бізнес-логіки системи. Це дозволяє оперативно відслідковувати зміни методології і стандартів ведення потоків робіт і комунікацій, підлаштовуватися під специфіку будь-якого нового типу інформації, динамічно нарощувати нормативно-довідкові дані, оптимізовувати бізнес-процеси та бізнес-логіку, нарощувати перелік категорій і типів залучених в автоматизацію інформаційних об'єктів.

Повнофункціональний контроль версій

OPTiMA-WorkFlow має повноцінний механізм контролю версій інформаційних об'єктів, робота якого визначається вимогами Замовника. Цей механізм, зокрема, дозволяє системі забезпечити можливість формування "хронологічного дерева" подій в історії обробки інформації з обліком усіх її переміщень, повернень на доробку, входжень, як складової частини, в інші інформаційні потоки тощо. Завдяки підтримці механізму контролю версій є можливість однозначно визначити хто, коли, на якому технологічному етапі, на якому робочому місці зробив ту чи іншу дію або комунікацію, модифікацію даних або документів.

Робота у розподілених корпоративних мережах

Оскільки збереження всіх даних OPTiMA-WorkFlow організовано у сучасних корпоративних СКБД, то процес доступу і їх обробки є єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеню їхньої віддаленості і наявних видів зв'язку. Платформа підтримує контакт між своїми сегментами через LAN, WAN, on-line, web, електронну пошту, реплікацію на логічному і СКБД рівні, термінальний доступ, комутовані з’єднання та носії. Для спільного, багатоетапного виконання бізнес-процесів і обробки інформації багатьма виконавцями, що знаходяться на різних територіях, не потрібно прямого спілкування - система сама подбає про те, щоб кожен вчасно виконав свою роботу.

Індивідуальне налагодження робочого місця

Інтерфейс і функції робочого місця користувача або групи користувачів системи на базі OPTiMA-WorkFlow легко налагоджуються згідно з вимогами конкретного операційного набору ролі і обов'язків відповідного працівника або посади. Досвідчені користувачі отримують доступ до самостійної оптимізації робочого місця у рамках наданих їм прав і повноважень.

Створення будь-яких форм звітності

Найпростіша звітність оперативно формується користувачами системи самостійно візуальними методами. А за допомогою інтегрованого пакету Crystal Reports можливе створення різних форм складної звітності і повне приєднання розроблених макетів звітів до системи. Макет звіту може додаватися до системної бібліотеки звітів. На нього встановлюються права на використання конкретними користувачами. Виконання звіту може бути ініційоване безпосередньо з автоматизованого робочого місця користувача без необхідності встановлення там додаткового програмного забезпечення. Реалізована можливість динамічного налагодження формування звіту за параметрами.

Позитивна історія впроваджень

Програмна платформа процесно-документаційного управління OPTiMA-WorkFlow має сотні успішних впроваджень у великих та середніх державних та приватних організаціях країн СНД та близького зарубіжжя.